Event Name: Presentasi Sistem Booking Online
Venue: JW Marriott Hotel, Surabaya
Date & Time: Kamis, 12 Maret 2009 – pk. 19.00
http://www.mandiratravel.com


Secara keseluruhan, sistem booking online membuat hubungan langsung antara partnet agent dengan hotel. Hotel memiliki akses ke website mandira untuk melakukan update allotment per periode, dimana nilai allotment ini bisa diubah2 sesuai kebutuhan. Pada saat occupancy low, allotment bisa ditambah, sebaliknya pada saat occupancy high, allotment bisa dikurangi. Jika ada reservasi dari partner agent, akan langsung memotong sisa allotment yang sudah dialokasikan pada tanggal tersebut. Jaminan untuk confirmed dari booking online ini bisa dikatakan mencapai 99%, karena pada saat hotel memberikan jatah allotment, dipastikan bahwa kamarnya memang available. Dengan sistem ini, partner agent akan mendapatkan keuntungan diantaranya:
* Hemat biaya operasional
Jika menggunakan tradisional booking, maka partner agent akan melalui beberapa prosedur, misalnya telepon dan fax untuk melakukan reservasi, lebih dari itu mereka masih juga harus telepon atau menghubungi hotel untuk mengkonfirmasi bookingan mereka. Melalui sistem online, maka hal ini bisa dihindari yaitu lewat 1 langkah saja, partner agent bisa melakukan reservasi lewat website.
* Konfirmasi langsung
Dengan booking online, kamar yang dibooking bisa langsung dikonfirmasi dari pihak hotel karena sudah ada allotment yang memang sudah disediakan untuk mereka.

Menu Supplier didesain simple dan user friendly. Sebelum bisa mengakses menu, pihak supplier akan mendapatkan HotelID, username dan password untuk dapat mengakses menu administration supplier. Menu Supplier terdiri dari beberapa bagian:
1. Profil
Digunakan untuk mengupdate profil hotel, seperti nama hotel, alamat dan telepon/fax.
2. Staff
Bagian ini digunakan untuk menambah, mengedit dan menghapus user yang sudah terdaftar. User bertipe user biasa, hanya punya akses mengganti dan mengubah datanya sendiri, sedangkan user bertipe supervisor, akan bisa mengubah data semuanya. Untuk mengganti password, kita tinggal mengedit user dan mengisi password langsung, maka password akan langsung berubah. Email yang dicek/dicentang akan menjadi email default yang digunakan untuk menerima booking online.
3. Informasi
Bagian ini bisa diakses oleh user ataupun supervisor. Di bagian ini, hotel atau pihak supplier bisa memasukkan informasi lebih lengkap tentang hotel mereka, seperti description hotel, lokasi, fasilitas kamar dan hotel, serta bisa memasukkan banner dan foto2 kamar hotel. Semua informasi dikemas dalam 1 halaman web yang bisa dipreview. Halaman ini nantinya akan muncul di halaman administrator agent, sehingga partner agent akan bisa melihat informasi detail ttg supplier.
4. Manage Allotment
Menu ini adalah core dari sistem ini, dimana menu ini digunakan untuk mengubah allotment. Tipe kamar yang ada allotment bisa direquest ke pihak Mandira dan bisa lebih dari satu tipe, misalnya Standard dan Superior. Lalu pihak Supplier bisa memfilter periode yang akan dimasukkan allotmentnya dari tanggal tertentu sampai tanggal tertentu juga. Jika untuk mengurangi allotment, bisa ditambahkan tanda minus di angka yang dimasukkan.
5. Table Allotment
Menu ini digunakan untuk menampilkan allotment yang sudah dientry. Tinggal pilih tipe kamar, kemudian filter tanggalnya, maka allotment akan ditampilkan.
6. History Booking
Pada saat agent melakukan reservasi, selain dikirimkan via email, data reservasinya juga disimpan di database yang bisa diakses melalui menu ini. Semua booking akan masuk ke sini dan dengan mudah dapat dikontrol.
6. Logout
dipakai untuk keluar dari sistem booking online dan kembali ke halaman depan mandira.

Supplier Feedback:
1. E-mail Supplier yang menerima booking masih 1 email, sebaiknya semua email bisa menerima booking online.
2. Tidak ada opsi untuk Lupa Password. Untuk saat ini apabila lupa password, bisa kirim email ke webmaster@mandiratravel.com untuk retrieve password, tapi sebaiknya dibuat menu Lupa Password agar bisa dikirimkan passwordnya ke email yang sudah diregisterkan.
3. Masalah Session. Halaman administration Supplier diproteksi dengan Session yang bisa expired dalam jangka waktu tertentu. Jadi untuk melakukan updating, jika sudah selesai sebaiknya dilogout dulu, baru kemudian login lagi apabila diperlukan.
4. Sistem booking online menyediakan data yang bisa diakses baik oleh pihak supplier maupun agent. Jadi akan ada kemungkinan pada satu saat agent/supplier mengakses data yang sama. Kemungkinan terjadinya record collission memang ada, sekalipun sangat kecil.
Contoh kasus, supplier mengurangi jatah allotment sampai dengan 0, dimana pihak agent bermaksud melakukan reservasi. Jika memang terjadi record collission, pihak Mandira yang akan mengecek.
5. Masalah Cut Off Date. Untuk saat ini belum diaplikasikan karena konsep dari Cut Off Date Hotel perlu dikonfirmasi.
Ada dua versi Cut Off Date:
* Cut Off Date Reservasi
Setiap ada bookingan, akan dicek apakah ada dalam masa Cut Off Date atau tidak, jika tidak maka bookingan bisa dilakukan, jika tidak maka bookingan akan direject.
* Cut Off Date Cancelation (Time Limit)
Batas waktu pembatalan booking yang free of charge. Jika ada di dalam masanya, maka akan dikenakan cancelation fee.
Untuk saat ini kita akan mengaplikasikan CoD yang pertama.